Si alguna vez has intentado ser productivo, sabrás que no es fácil. Yo mismo he tenido que “hackear” mi mente varias veces a fin de trabajar a ritmo constante y obtener resultados.
Ya sea que vayas a iniciar tu proyecto a tiempo parcial o a tiempo completo, la administración y productividad tomara un papel clave en la programación, ejecución y finalización de tus tareas.
Debes establecer una serie de normas para organizarte y no volverte loco, porque te vas a convertir en el “director” de tu propia orquesta. Lo que significa tu eres el ejecutor, organizador y creativo. Y si no tienes claro cómo organizar tu tiempo no conseguirás tener avances tangibles.
En un empleo convencional, generalmente solo tienes que ocuparte de ser ejecutor y pocas veces organizador. Como manager o gerente quizás necesites habilidades de organizador y creativo, pero en la mayoría de los puestos de trabajo la parte creativa de una persona prácticamente nunca es utilizada ni aprovechada.
En tu blog, aunque delegues algunas tareas, en algún momento estarás en alguno de los tres roles que te he mencionado.
Es por eso que decidí incluir en este curso, una sesión de productividad GTD (Getting Things Done) con algunos consejos que desde mi experiencia e investigación pueden ayudarte, a fin de mejorar tu productividad y sacar adelante tu proyecto.
La verdadera importancia de lo que te voy a mencionar, radica en practicar y generas hábitos productivos.
Nota: Si eres experto(a) en productividad, tal vez puedas omitir esta sesión o echarle un vistazo y darme tus comentarios y sugerencias, escribiéndome un email.
Si recuerdas un poco, anteriormente ya te he dado algunos consejos como:
- Definir tu proyecto online como una prioridad.
- Hacer una lista con una o máximo dos actividades importantes por día y ejecutarlas.
- Ir paso a paso y no adelantarte. Cada información que recibes (ya sea un training, articulo, podcast. etc.) Verifica que es accionable para el momento presente. Si la tarea aún no lo puedes ejecutar, déjalo en tu lista de pendientes. Ya llegara el momento de ocuparte de ello.
- La importancia de centrarte en actividades y tareas de alto impacto en tus resultados
- Tomar notas de lo que es necesario pero no urgente, y dejarlas para cuando llegue su momento o cuando hayas completado lo importante.
Sin embargo, hoy iremos un poco más a detalle y trataremos algunos consejos que te pueden servir durante la planificación, el desarrollo, lanzamiento y pos-lanzamiento de tu blog.
1. Establece un horario de trabajo y flexibilízalo
Define un horario de trabajo semanal. No todos los días debes trabajar a la misma hora, ni la misma cantidad de horas. Tal vez los fines de semana puedas trabajar más o menos horas, dependiendo si tu proyecto lo estas realizando a tiempo completo o tiempo parcial.
En el día a día, no estamos exentos de los imprevistos. Es por eso que no necesariamente debes trabajar en las horas establecidas. Por ejemplo, si perdiste algunas horas debido a una visita imprevista tu mejor amigo, este tiempo de trabajo puede ser compensando después. Tu horario no es un mandamiento tallado en piedra. Si no que puede ser flexible.
Si tenías contemplado trabajar 10 horas en el fin de semana, pero perdiste tiempo de trabajo en la semana a causa de un resfriado, este puede ser compensado, trabajando más horas el fin de semana, fuera del horario preestablecido.
2. Crea una agenda electrónica
Utilizar un agenda electrónica en vez de una convencional (de papel), tiene más ventajas, en cuanto a portabilidad, administración de información y compatibilidad con otros servicios y aplicaciones.
Para no complicarte demasiado puedes utilizar el calendario de tu cuenta google, o del servidor de correo electrónico que te guste más (Outlook, Hotmail, Yahoo o Mac mail etc).
Configurar todos tus dispositivos (Móvil/Tablet/Mac/PC etc) para que estén sincronizados con tu agenda, te permitirá recibir tus recordatorios, agregar eventos nuevos y tener tu agenda actualizada siempre.
Por supuesto, usar una agenda electrónica es mi recomendación. Pero si te va mejor una agenda convencional, es totalmente valido. Lo importante es que busques la forma de tener un mejor control de tu tiempo y tus actividades.
3. Establece las fechas para cumplir tareas y objetivos
Para poder priorizar, primero debes tener claro cuáles son tus obligaciones. Para esto recuerda tu objetivo general y tus objetivos particulares de la sesión pasada.
Cada objetivo particular es un fin al que quieres llegar. De tal forma que al cumplir con todos, obtengas tu objetivo general. Para esto debes establecer las fechas en que estarás trabajando en cada objetivo particular y definir una fecha de finalización.
Tu día a día cambiara a medida que avanzas, es por eso que el tiempo para completar cada objetivo será estimado, de tal forma que definas nuevos tiempos para ejecutar y terminar tus tareas.
Recuerda que cada objetivo particular se divide a la vez en varias tareas. Y para completar cada tarea puedes necesitar realizar una o varias actividades.
No es necesario que tus objetivos los fijes de forma lineal, ya que en una semana puedes trabajar en dos objetivos a la vez. Dividiendo tus horas de trabajo semanales en actividades dedicadas a diferentes objetivos.
No olvides fijar tu calendario editorial dentro de tu agenda. Es un aspecto importante si quieres tener el control de tus publicaciones. Para esto puedes usar una plantilla de Trello.
4. Prepara tu área de trabajo
Tu área de trabajo debe ser un lugar que te inspire y no uno que observa toda la energía.
Ya sea que prefieras un lugar iluminado, obscuro, frío, caliente, con vegetación, una cafetería etc. Debes de establecer, ordenar, limpiar y prepara tu área de trabajo. De preferencias un lugar que te haga sentir listo e inspirado y te proporcione serenidad, tranquilidad y deseos de trabajar ya que es un lugar donde permanecerás varias horas trabajando.
5. Aléjate de las interrupciones.
Esto significa que tienes que dejar de reaccionar a cada “alerta” que revolotea a tu alrededor. Ya sean digitales como tu email y Facebook, o físicas como tu teléfono, televisión o tu mascota.
Establece horarios para revisar tu email, redes sociales o tu teléfono. Y mantén una voluntad firme para evitar utilizarlos en momentos de trabajo.
Por ejemplo, puedes revisar tu email solo de 1 o máximo dos veces en tu horario de trabajo pero no por más de X minutos.
Tú puedes establecer tus propias reglas de trabajo. Siempre y cuando las cumplas.
6. Establece tus objetivos semanales y diarios
- Establece tus obligaciones semanales y estima cuanto tiempo necesitarás dedicar a cada tarea. Reparte tus tareas dentro del horario de trabajo destinado a cada día de la semana.
- Durante este proceso es importante que coloques tus tareas y actividades en dos categorías: Lo urgente/importante (actividades y tareas de alto impacto en tus resultados), y lo importante/necesario pero no urgente, que puede ir a tu agenda o a tus notas y puede realizarse más adelante sin un fecha definida.
- Repasa tu lista del día a conciencia antes de comenzar a trabajar. Al hacer esto, te preparas psicológicamente para afrontar ese día. De tal forma que estés mentalizado a realizar tus actividades y cumplir con tareas programadas.
- Al finalizar cada tarea que hagas, márcala como completa en tu lista. Esto te dará la sensación de que realmente estas avanzando. Y aunque tal vez no es muy visible tu esfuerzo a corto plazo, la sensación de que estas cumpliendo, alimentara tus niveles de entusiasmo en tu proyecto.
- Recuerda que una tarea u objetivo del día, puede estar compuesta de varias actividades.
7. Una cosa a la vez
¿Has escuchado acerca de la regla 80/20?… Posiblemente, se está haciendo muy famosa en la era digital. Establece que el 80% del valor obtenido proviene del 20% de las cosas que haces.
¿Cuál es ese 20%?…
Son las tareas de alto impacto en tus resultados y para identificarlas puedes hacer lo siguiente:
Antes de agendar tus tareas, determina y observa cuanto tiempo gastaras en cada actividad y cuales te van a traer mayor crecimiento e impacto a tu proyecto. Enfócate en las cosas que te traerán mayores resultados y que serán más relevantes para el éxito de tu blog.
Puedes hacer la misma identificación semanalmente, de tal forma que seas consiente de las actividades en que debes concentrar tus energías y enfocar tus esfuerzos a corto plazo.
Recuerda: Queremos trabajar de forma inteligente.
También puedes identificar y clasificar las tareas que te proporcionan más beneficios y aquellas que te gusta realizar. Si hay actividades que caen en ambas categorías súper bien. de esta forma, puedes dedicar el 50% de tu tiempo de trabajo a las actividades que te proporcionan más beneficios y 50% a las actividades que te gusta más realizar. Ten en cuenta que si todas son actividades de alto impacto mucho mejor.
8. Dile adiós a la mediocridad
No dejes tareas sin terminar. Si algo lo dejas incompleto y comienzas otra tarea, podría llegar el momento en que te encuentres con muchas tareas inconclusas. Por eso es mejor una cosa a la vez y terminar la actividad que estas realizando para pasar a la siguiente.
9. Elimina los bloqueos mentales y descansa periódicamente
No somos maquinas.
Si en algún momento te encuentras frente a la computadora y te bloqueas o pierdes las ganas de trabajar, déjalo por unos minutos y ponte a hacer una actividad que te guste y te motive. Ésta puede ser sobre tu proyecto o simplemente una actividad de ocio. El objetivo principal es liberar tu mente.
También puedes establecer bloques de trabajo y descanso para hacer tu trabajo más ameno. Existen varias técnicas, como la de Pomodoro, la cual indica que trabajes por 25 min. intensivamente (sprint) y descanses 5 min. Pasados 4 sprints puedes descansar por 15 min. Puedes apoyarte de esta técnica, pero si no te satisface, puedes adoptar tus propios ritmos e intervalos de trabajo.
10. No te obsesiones
Debo admitir que antes consideraba la perfección como algo sagrado y que debe tener cada cosas que hagas, si realmente deseas obtener buenos resultados. Después, cuando me convertí en blogger, me di cuenta de que esa mentalidad me estaba retrasando demasiado y no funcionaba. La perfección me traía mucho bloqueos o pérdidas de tiempo en cosas sin importancia.
¿Que hice entonces?
Dos cosas:
- Abrace la simplicidad
- Aprendí que debo hacerlo bien pero no esperar a que sea perfecto.
De esta forma tuve avances más rápidos y significativos.
No hagas las cosas complejas. Comienza un primer prototipo, una primera idea y sobre ella actúa.
Ni siquiera el cuerpo humano es perfecto, ha tardado millones de años en adaptarse a las condiciones naturales mediante prueba y error (mutaciones) para conseguir la supervivencia.
Podemos copiar a la naturaleza este proceso y hacer/crear para después mejorar sobre las marcha. De hecho como has visto hasta los productos industriales de todo tipo pasan por este proceso. Primero se obtiene una primera versión que cumple con estándares mínimos de calidad y funcionamiento y se lanza al mercado. Después se va mejorando, adaptándose a las peticiones y necesidades del mercado y a nueva tecnología.
Los autos no son mismos hoy que hace 30 años. Lo mismo pasa con las computadoras, los zapatos, la ropa, y todo tipo de productos industriales.
Ahora te pondré un ejemplo de película de ficción, no te rías, se me acaba de ocurrir :),,, ¿Acaso Tony Stark, para crear su primer armadura de Ironman, retraso su creación, hasta que su idea y diseño fuese perfecto?… Claro que no. Lo que hizo fue partir de una idea, ejecutarla y después fue mejorando.
Es solo una película, lo se y tal vez no sabes de que hablo. Pero como ya debes haber notado, a veces el cine contiene muy buenas pinceladas de genialidad de las cuales podemos aprender cosas valiosas.
Regresando a nuestro tema… La única forma de que llegues a algo complejo es partiendo de la simplicidad existente en una idea inicial. Otro ejemplo sencillo de esto, puede ser el juego de Lego…
Cuando comienzas algo (no solo con tu blog) hazlo bien y obtén un primer modelo viable y las mejoras vendrán después sobre la marcha.
11. Resumen del día y mejora continúa
¿Qué ha funcionado y que no ha funcionado? ¿Qué actividades te quitan más tiempo? ¿Estas actividades son realmente importantes o pueden esperar? ¿Qué tareas son nada productivas?
Para obtener diferentes resultados, es necesario que hagas cosas diferentes. De esta forma puedes garantizar un mejor continua.
- Cada actividad que realices puedes escribirla y marcarla como positiva si te ha servido/funcionado o negativa si solo fue pérdida de tiempo.
- Elimina lo que no funciona.
- Pregunte si hay alguna forma de hacer eficientemente las actividades necesarias que te demoran demasiado. Tal vez existe algún método, herramienta o software que te puede ayudar en el proceso (en un momento veremos algunas).
- Con el tiempo, podrás notar patrones repetitivos en las actividades que te quitan más tiempo y las que no funcionan.
12. Define tu sistema personalizado
Lo que te acabo de dar son solo algunos consejos. Sin embargo tú puedes armar tu propio sistema de productividad que vaya acorde con tu estilo de vida y tu personalidad.
Herramientas digitales de la productividad
- Google Calendar o el servicio de calendario de tu servidor de correo preferido.
- Pocket: Excelente herramienta gratuita para guardar páginas web y verlas más adelante. Ademas tiene la función de hacerte recomendaciones en base al contenido has guardado y que te puede interesar.
- OneNote, Keep o Evernote: Anota tus ideas, pendientes, notas, enlaces, etc. Todo tipo de información relevante para tu vida y tus proyectos.
- Trello: Gestor de tareas que te permite el trabajar de forma colaborativa mediante tableros compuestos de columnas (llamadas listas). Es una excelente herramienta para hacer tu calendario editorial.
- Canva y PicMonkey: Creación y edición de imágenes para tus post, redes sociales, email, etc.
- Lastpass: Dile adiós a la memorización y creación de contraseñas seguras. Esa herramienta te hace la vida más fácil. Tiene extensiones para Chrome y Edge.
- Strick Workflow: Es una extensión para Chrome, que te permite implementar la técnica Pomodoro.
- Slack: Para realizar trabajos/proyectos en equipo, de manera remota, coordinada y eficiente.
Comentario final
En resumen: La productividad no llega por casualidad. Es el resultado de una planificación, organización, compromiso, constancia, esfuerzo y enfoque.
Ahora te toca practicar, encontrar y obtener esos hábitos que a ti te funcionan y con los que te sientes mas cómodo(a) trabajando.
Como habrás notado, hablo de tareas y actividades. Pero posiblemente no sabes ni siquiera por dónde empezar y te entiendo. En la red hay información de todo tipo y a veces puede resultar confuso y puedes obtener información incorrecta.
Tranquilo(a), en el e-mail que te envié, te deje un enlace para una clase de blogging profeisonal totalmente gratuita que te recomiendo encarecidamente si vas a comenzar a crear tu blog. Si no la viste, Haz clic aquí apuntarte ahora mismo. Te aseguro que no te arrepentirás.
Si necesitas más información, puedes ingresar a esta página. El ella, te explico brevemente que puedes esperar del curso y del training gratuito.
Además en las próximas dos sesiones te entregare más contenido valioso y una guía de ruta que te mostrara el camino que debes recorrer para obtener un blog viable y comenzar a despegar a paso firme.
Es verdad, hay muchos caminos y formas de hacerlo. Pero te quiero mostrar solo el camino que sé que funciona y que muchos bloggers de éxito utilizan, tanto en habla hispana como en habla inglesa.
Por supuesto que no queremos ser bloggers a medias, queremos ser parte de un grupo selecto. Un grupo de los mejores bloggers. Para esto, debemos utilizar herramientas y estrategias de primera.
Ahora sí, cuéntame, ¿Qué te pareció esta sesión? ¿Hay algo que te gustaría añadir? ¿Conoces alguna técnica o estrategia que te ha funcionado?
Escríbeme un email.
Espero te ayude esta información que te acabo de entregar. Aunque aún no inicies tu proyecto, puedes revisarla siempre que puedas, sobre todo si llegas a tener problemas de productividad y falta de tiempo.
Un Abrazo
Maurino->
